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Introduction – Respect de votre vie privée

FGD CPA inc. et ses entités affiliées (« FGD », « nous », « nos » ou « notre »), dont le siège social est situé au 6780, 1ère Avenue, bureau 320, Québec (Québec) G1H 2W8, ont à cœur la protection des renseignements personnels qui concernent ses clients, ses employés, ses fournisseurs et les autres personnes qui interagissent avec FGD (« vous », « vos » ou « votre ») et s’engagent à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez notre site Internet, interagissez avec nous ou recourez à nos services. À cet égard, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer des renseignements personnels que nous recueillons ainsi que de la façon dont ces mêmes renseignements sont utilisés, communiqués et conservés par nous. La Politique est conçue de manière à respecter les lois applicables concernant la protection des renseignements personnels.

1. Collecte des renseignements personnels

Dans cette Politique, le terme « renseignements personnels » désigne toute information concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne. Il peut s’agir par exemple, sans s’y limiter, des informations suivantes :

Vos coordonnées comme un nom, une adresse, un courriel, un numéro de téléphone ou autres coordonnées de nature personnelle;
Des renseignements d’identification et d’autres renseignements personnels dans le cadre de contrôles préalables liés aux services, tels que votre date de naissance, votre âge, votre mode de vie et votre situation sociale;
Des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de service et qui pourraient être compris comme des renseignements personnels;
Vos coordonnées bancaires, numéros de carte de crédit, renseignements liés à la facturation ou des données de système de paiement;
Des renseignements relatifs au marketing et vos préférences de communication comme des commentaires et des réponses à des sondages;
Des renseignements techniques et d’utilisation de notre site Web & Portail (l’adresse IP, la localisation géographique, le type de navigateur, la durée de la visite et le nombre de pages vues, les renseignements recueillis au moyen de témoins, etc.)
Des renseignements relatifs au recrutement, incluant notamment curriculum vitae, renseignements sur la scolarité et expériences professionnelles préalables ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel;
Des renseignements historiques comme le nom de vos anciens employeurs, vos titres de postes, du contenu numérique comme des photos, des vidéos ou des fichiers audios;
Des renseignements que vous pourriez nous fournir dans le cadre de l’inscription et de la participation à des ateliers de formation, colloques, conférences, rencontres ou autres événements;
Des renseignements personnels considérés comme « sensibles » ou de « catégories particulières », notamment votre genre, des détails sur vos exigences alimentaires, votre situation familiale (par exemple, votre état civil et vos personnes à charge), de l’information financière et fiscale (par exemple, votre revenu et votre résidence aux fins de l’impôt), votre santé (par exemple, afin que nous puissions procéder à des aménagements raisonnables de nos immeubles, produits et services) et votre orientation sexuelle (par exemple, si vous nous fournissez des détails sur votre conjoint ou votre partenaire);
Des renseignements fournis dans le cadre de l’exécution de notre prestation de services; et
Tout autre renseignement personnel que vous pourriez nous fournir.

Dans les cas où nous collectons des renseignements personnels auprès d’un tiers, soit une personne autre que celle concernée par ces renseignements, la personne qui procède à la communication doit s’assurer d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée par lesdits renseignements personnels et de l’avoir avisée de cette communication, au préalable.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes relativement aux personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter.

2. Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins déterminées au moment où le renseignement personnel est recueilli ou selon ce qui est permis ou exigé par les lois applicables, y compris pour les fins suivantes :

Aux fins de la prestation de services à nos clients :

Nous pouvons, par exemple, utiliser des renseignements personnels pour rendre nos services, pour la conduite de nos affaires, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue avec vous.

Dans le cadre des services professionnels que nous fournissons à nos clients, nous pouvons traiter des renseignements personnels de personnes physiques avec lesquelles nous n’avons pas de relation directe (contractuelle ou autre). Dans ce cas, nous demandons à nos clients de confirmer qu’ils ont le pouvoir de nous fournir les renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services et que ces données ont été traitées conformément au droit applicable.

Toute activité faisant partie intégrante de l’exploitation de notre firme :

En plus des finalités liées aux opérations de notre firme ci-haut, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour :

le recrutement d’employés, d’associés et de travailleurs contractuels potentiels, ainsi que la gestion de la relation avec les employés, les associés et les travailleurs contractuels;
les demandes de renseignements et communications de gouvernements, d’organismes de réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi;
l’ouverture de compte client, administration de la relation client, comptabilité et facturation;
le respect de nos obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques ainsi que de celles de nos clients et de nos fournisseurs de services;
la prévention de la fraude et se conformer à nos obligations internes en matière de gestion des risques;
Se conformer aux obligations professionnelles et déontologiques imposées par les ordres professionnels qui nous régissent;
Développement des affaires (par exemple, les témoignages des membres du personnel d’un client peuvent être utilisés dans nos documents de développement des affaires, avec la permission du membre du personnel concerné);
Services que nous recevons de nos conseillers professionnels, notamment les avocats, les comptables et les consultants;
communiquer avec vous et vous tenir informés : pour vous envoyer une confirmation de rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour répondre à votre demande de soumission, pour vous faire parvenir notre infolettre si vous avez accepté de recevoir de telles communications, etc.;
effectuer un suivi, des activités ciblées de marketing et de programmes de marketing, ainsi qu’une évaluation comparative;
effectuer des analyses de données et de recherche, y compris développer et adapter nos produits et services, déterminer l’adéquation de nos produits et services;
Préservation de nos droits ainsi que de ceux de nos clients et de nos fournisseurs de services; et
toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

Renseignement personnels obtenus au moyen de notre site web :

Outre pour les besoins liés à l’exploitation de notre entreprise dont il est question plus haut, nous pouvons également avoir recours à vos renseignements personnels obtenus au moyen de notre site web :

pour gérer et améliorer notre site web;
Sous réserve du respect des lois applicables, pour vous envoyer des communications que nous croyons susceptibles de vous intéresser; et
pour adapter le contenu de notre site web afin que votre expérience soit plus personnalisée, et attirer votre attention sur nos produits et services pouvant vous intéresser;
pour gérer vos demandes transmises par notre site web et y répondre.

3. Communication des renseignements personnels

FGD s’engage à ne pas communiquer vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous y consentiez ou que les lois applicables le permettent ou le requièrent. Nous pouvons engager des tiers, y compris des représentants de services et membres de notre réseau, pour traiter les renseignements personnels pour les fins susmentionnées. Dans cette éventualité, FGD s’assure par contrat que le tiers respecte nos attentes en termes de gestion et de protection de vos renseignements personnels.

4. Protection des renseignements personnels

Nous avons recours à un large éventail de mesures physiques, électroniques et administratives afin de nous assurer que vos renseignements personnels que nous conservons sont protégés, précis et à jour. Sans s’y limiter, ces mesures comprennent notamment:

la sensibilisation et la formation du personnel afin de nous assurer qu’il connaît nos obligations en matière de protection de la vie privée au moment du traitement de renseignements personnels;
des contrôles administratifs et techniques de manière à nous assurer d’accéder uniquement aux renseignements personnels si nous en avons besoin;
des mesures de sécurité technologique, notamment des pare-feu, l’authentification multifacteur, le cryptage et les logiciels antivirus;
des mesures de sécurité physique, notamment des laissez-passer pour le personnel donnant accès aux installations; et
un responsable de la protection des renseignements personnels nommé pour superviser les questions de protection des renseignements personnels pour FGD.

Même si nous prenons des mesures de sécurité appropriées au moment de la collecte de vos renseignements personnels, la transmission de données par internet (y compris par courriel) n’est jamais complètement sécuritaire. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les renseignements personnels, mais nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que nous recevons ou transmettons.

5. Conservation des renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des exigences législatives et professionnelles concernant la conservation de certains types d’informations. Nous conservons vos renseignements personnels au Québec, mais pouvons parfois les communiquer à l’extérieur du Québec.

Dans le cadre de notre prestation de services, nous conservons dans nos systèmes ou à nos bureaux les dossiers des mandats exécutés par le personnel de FGD. Ces dossiers peuvent contenir des renseignements personnels. Les périodes de conservation varient en fonction des services qui vous sont rendus, et ce, afin de se conformer aux obligations professionnelles et déontologiques de nos professionnels et à nos politiques internes en matière de conservation et de destruction de données. En outre, toute copie des renseignements personnels conservés dans nos fichiers de sauvegarde électroniques sera détruite conformément aux dispositions des lois applicables.

De plus, vos renseignements personnels peuvent être conservés au Canada ou à l’étranger. Évidemment, nous nous assurons de mettre en place les mesures de sécurité nécessaires ainsi que les ententes contractuelles pertinentes afin de protéger vos renseignements personnels.

Pour plus d’information sur la durée de conservation de vos dossiers, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique 11 (« Communiquer avec nous »).

6. Consentement

Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou nous divulguons vos renseignements personnels. Votre consentement peut être explicite, implicite ou fourni par votre représentant autorisé. En utilisant notre site Internet ou en nous transmettant vos renseignements personnels, vous consentez à cette Politique et à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la sauvegarde de vos renseignements personnels en conformité avec cette Politique.

Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation des renseignements recueillis en en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique 11 (« Communiquer avec nous »). Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait affecter les services qui pourraient vous être offerts ou les fonctionnalités de notre site Internet ou de nos portails.

7. Période de conservation des renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels dans nos systèmes ou à nos bureaux pour une durée correspondant à la plus longue des périodes suivantes :

aussi longtemps qu’il est nécessaire pour l’activité ou les services visés;
toute période de conservation requise par la loi ou les normes professionnelles;
la fin de la période visée par le litige ou l’enquête relativement aux services; ou
comme établi par nos politiques ou pratiques de conservation internes, la durée peut varier selon la nature des renseignements conservés.

En outre, toute copie des renseignements personnels stockés dans nos fichiers de sauvegarde électroniques sera détruite conformément au cycle de vie courant des copies de sauvegarde.

Pour plus d’information sur la durée de conservation de vos dossiers, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique 11 (« Communiquer avec nous »).

8. Vos droits

Vous avez divers droits relativement à vos renseignements personnels. Les droits qui vous sont accordés peuvent varier selon votre emplacement géographique et les lois applicables régissant le traitement de vos renseignements personnels. Dans la mesure prescrite par la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de faire ce qui suit :

Obtenir la confirmation que nous traitons vos renseignements personnels et obtenir une copie des renseignements personnels que nous conservons vous concernant;
Faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, périmés ou inexacts;
Retirer ou modifier votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables;
Nous demander de supprimer certains renseignements personnels que nous conservons vous concernant, ou de limiter l’utilisation que nous en faisons;
Nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.

Pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique 11 (« Communiquer avec nous »).

Vous avez également le droit de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

9. Sécurité

Nous suivons les normes qui sont généralement appliquées et reconnues à cet effet, afin d’assurer la protection des renseignements personnels. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous prenons des mesures pour que seules les personnes autorisées qui ont besoin de connaître les renseignements personnels, ou dont les fonctions exigent raisonnablement de les connaître, y aient accès. Les tiers auxquels sont communiqués des renseignements personnels doivent se conformer aux mesures de sécurité que nous avons instaurées.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont complètement sécuritaires. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à la rubrique 11 (« Communiquer avec nous »).

10. Lien vers des sites web de tiers

Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur notre site Web. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard de ces sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

11. Communiquez avec nous

Pour toute question, préoccupation à l’égard de cette Politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, notre façon d’utiliser vos renseignements personnels et si vous désirez exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse confidentialite@fgd-cpa.com ou par la poste aux coordonnées suivantes :

FGD CPA inc.

À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels

6780, 1ère Avenue, bureau 320

Québec (Québec) G1H 2W8.

12. Mise à jour

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente Politique. Les modifications apportées à la Politique entreront en vigueur dès leur publication sur notre site web. En continuant à interagir avec nous après la publication de la version modifiée de la Politique, vous acceptez les changements qui y sont apportés. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de cette Politique régulièrement afin de demeurer informés de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. La date figurant au bas de la Politique indique la date de sa dernière révision.

Dernière mise à jour : 22 septembre 2023